Сроки и порядок приемки товара

При приемке товаров, работ и услуг у заказчика есть два пути: принять продукцию или результаты работы, или отказаться от приемки на основании выявленных несоответствий.

В статье рассмотрим особенности обоих вариантов, и как в таких случаях действовать заказчикам и исполнителям, какие готовить документы и какие соблюдать сроки. Поговорим о внутренней и внешней экспертизе: что это такое, в каких случаях проводится, какие имеет нюансы.

1. Порядок заключения контракта, и какие этапы он в себя включает

Условиями к заключению контракта между заказчиком и исполнителем по 44-ФЗ являются:

• извещение о проведении закупки или приглашение принять участие в определении исполнителя (подрядчика, поставщика);
• закупочная документация;
• заявка участника;
• итоговое ценовое предложение победителя торгов, с которым подписывается контракт.

Исключением будут случаи, когда согласно контрактному законодательству процедура не предусматривает извещение о проведении торгов или приглашение об участии, документацию о закупке, заявку, окончательное предложение (ч.1 ст.34 44-ФЗ).

Приемка товара – это отдельный этап, который реализуется в рамках исполнения контракта после его подписания сторонами. В соответствии с ч.1 ст.94 44-ФЗ и ГК РФ исполнение контракта состоит из следующего комплекса мер:

• заказчик принимает товар, результаты работы или услуги, а затем перечисляет денежные средства поставщику за исполненные обязательства;
• при необходимости стороны могут изменять контракт или расторгнуть его; применять меры ответственности; совершать другие действия, если в процессе исполнения сторонами не были соблюдены условия контракта.

В части 13 статьи 34 44-ФЗ приведены обязательные условия, которые включаются в текст контракта, куда, в том числе, входит и приемка товара:

• порядок и сроки перечисления денежных средств за исполненные обязательства;
• порядок и сроки осуществления приемки поступившего товара, результатов работы или услуги, включая проверку на соответствие условиям договора;
• порядок и сроки оформления результатов приемки.

2. Кто принимает ТРУ?

Приемку ТРУ всегда осуществляет лично заказчик, либо его уполномоченный представитель, приемочная комиссия.

Контрактный отдел и его руководитель выполняют следующие обязанности и наделены следующими полномочиями:

1. заполняют план-график, разрабатывают необходимые для него изменения, публикуют план-график в ЕИС и его измененный вариант;
2. готовят и публикуют в ЕИС извещение о проведении торгов, закупочную документацию, проект контракта, направляют приглашения поставщикам принять участие в закрытой процедуре;
3. контролируют проведение мероприятия, включая и заключение контрактов;
4. участвуют в делах по обжалованию результатов выбора контрагентов и собирают материалы для оформления исков и претензий по данным разбирательствам;
5. при необходимости на этапе планирования закупки организовывают консультации с поставщиками для прояснения конкурентной среды на рынке, анализа продукции и для улучшения иных показателей;
6. выполняют иные функции в соответствии с контрактным законодательством (ч.4 ст.38 44-ФЗ).

Руководитель контрактной службы как должностное лицо несет ответственность за проведение процедуры, включая исполнение контрактов (ч.2 ст.38 44-ФЗ).

Если заказчик желает наделить полномочиями по приемке товара своего представителя, то он должен предусмотреть порядок осуществления приемки, назначить уполномоченное лицо (ст.312 ГК РФ). Данный человек единолично будет принимать ТРУ и подписывать акт сдачи-приемки.

При формировании комиссионной группы для осуществления приемки ТРУ необходимо соблюсти некоторые условия: в ее составе должно быть не меньше 5 человек (каких-либо требований к членам данной группы нет); все участники прописываются в приказе, а также порядок их работы. Акт сдачи-приемки подписывается всеми членами группы и утверждается директором организации.

3. Приемка товаров, работ, услуг: виды, этапы, особенности

Помимо всех названных условий приемка ТРУ имеет некоторые особенности. Например, результат данных мер может быть не только положительным, но и отрицательным, то есть заказчик может отказаться принимать товар.

В случае успешной приемки исполненных обязательств составляется соответствующий документ, который подписывается заказчиком. А если работала комиссионная группа, то каждый ее представитель подписывает документ, а затем его утверждает заказчик (ч.7 ст.94 44-ФЗ).

Если заказчик отказывается принимать ТРУ, то он должен подготовить мотивированный отказ и направить его контрагенту (ч.7 ст.94 44-ФЗ).

Контрактное законодательство обязывает заказчиков проверять полученный товар или результаты работ, услуг. Для этих целей они могут привлекать экспертов или экспертные организации (ч.3 ст.94 44-ФЗ).

Если в закупке были указаны требования к обеспечению гарантийных обязательств, то приемка ТРУ осуществляется только после предоставления исполнителем такого обеспечения (ч.7.1 ст.94 44-ФЗ).

Приемка бывает 2-х видов: полная и частичная (выборочная). В последнем случае результаты выборочной проверки могут распространяться на всю партию продукции, если это не противоречит стандартам, техническим условиям, специфике поставки, иными правилами или контракту.

Этапы приемки товара:

1. приемка осуществляется в строгом соответствии со спецификацией и прописанными в ней позициями;
2. товар проверяется визуально на наличие видимого брака или дефекта;
3. проверка количества товара и комплектности, так как поставщик может намеренно или случайно не доложить продукцию;
4. проверка качества продукции, включая выявление скрытых повреждений и дефектов;
5. выявление недостатков, которые необходимо исправлять на основании гарантийных обязательств исполнителя или изготовителя.

Вместе с товаром поставщик обязан передать все ее принадлежности и документацию:

• технический паспорт;
• сертификат качества;
• инструкцию по эксплуатации,
• технические документы, необходимые для эксплуатации техники и др.

Если у заказчика есть претензии к качеству изделий, то он должен понимать, чего он хочет от поставщика по устранению этих недостатков. Если недостатки не подлежат исправлению, то можно расторгнуть контракт в одностороннем порядке и придерживаться процедур, предусмотренных контрактным законодательством.

До того, как подписывать акт сдачи-приемки необходимо:

• подготовить документ входного контроля;
• изучить сопроводительные бумаги (сертификат, техпаспорт и т.д.);
• осмотреть внешнее состояние изделий, упаковку, маркировку;
• провести экспертизу при возникновении подозрений на наличие внутренних дефектов.

Если есть сомнения насчет правильности сопроводительных документов или при обнаружении несоответствия по внешнему состоянию изделий, нужно:

• отказаться от приемки, сделав скан или фото данных бумаг;
• поставить отметку в накладных об отказе принимать товар с указанием причин, повлекших такое решение, сделать фото или скан накладных;
• организовать хранение продукции (п.1 ст.514 ГК РФ).

На основании приказа директора организации может быть инициирована повторная приемка в присутствии комиссионной группы. А затем провести все этапы приемки, что и в первый раз: внешний осмотр, изучение документации и т.д.

4. Экспертиза: особенности проведения

Экспертиза бывает 3-х видов:

1. Экспертиза документов;
2. Экспертиза результатов деятельности субподрядчика;
3. Экспертиза силами заказчика (внутренняя проверка).

Если заказчик привлекает к процедуре эксперта или экспертную организацию, то такие взаимоотношения сторон оформляются документально. В договоре на оказание экспертных услуг указываются:

• предмет проверки;
• полномочия проверяющего лица;
• условия допуска до проведения экспертизы (квалификация эксперта и сроки проведения экспертизы). Экспертиза должна проводиться без нарушения сроков поставки продукции.

При любом исходе приемки, положительном или отрицательном, заказчик и комиссия должны руководствоваться результатом работы экспертов, которые они отражают в соответствующем заключении.

5. Приглашение на осмотр товара

Если на приемке продукции не присутствовал ответственный представитель исполнителя, то заказчик направляет исполнителю приглашение на осмотр товара в течение 1 суток, когда были выявлены несоответствия.

Письмо-приглашение должно содержать следующие пункты:

• наименование изделий и день отгрузки;
• номер товарно-транспортной накладной;
• количество некачественной продукции, ее цена, характер дефекта/брака;
• состояние пломб;
• дата совместной приемки;
• место проведения;
• контакты

При повторной приемке в письме необходимо отразить:

• адрес и дату проведения;
• состав комиссионной группы;
• информацию о ненадлежащем товаре.

6. Повторная приемка и ее особенности

Если была инициирована повторная процедура, то этот факт нужно отразить в акте по форме ТОРГ-2. В документе перечисляются только те изделия, по которым обнаружены недостатки или повреждения. По остальным товарам достаточно будет такой формулировки: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Для иностранной продукции применяется бланк по форме ТОРГ-3.

7. Акт о приемке

Данный документ оформляется в 2-х экземплярах – по одному для каждой из сторон. Его подписывают все участники приемки: поставщик, заказчик, члены комиссии, эксперты. Если кто-то из участников отказывается подписать акт, то этот факт прописывается в документе.

В акте делаются отметки по каждой позиции из списка изделий, чтобы наглядно было видно состояние каждого из них (вид, марка, упаковка, количество и т.д.). Документ передается в бухгалтерию заказчика, чтобы в случае претензий можно было рассчитать претензионную сумму.

В случае повторной приемки в сопроводительных бумагах отмечается данное мероприятие.

8. Одностороннее расторжение контракта

Если недостатки товара не подлежат устранению, то заказчик может расторгнуть обязательства в одностороннем порядке. При этом он составляет претензию, на основании которой может взыскать штраф с контрагента.

Одностороннее расторжение контракта предусматривает:

• прописывание в контракте ответственности сторон за некачественное исполнение или неисполнение обязательств (ч.4 ст.34 44-ФЗ), штрафные меры и пени за несоблюдение сроков оплаты (ч.5 ст.34 44-ФЗ);
• если какие-то условия и обязанности при расторжении обязательств не указаны в контрактном законодательстве, то необходимо руководствоваться ГК РФ и нормативами, которые не расходятся с положениями 44-ФЗ;
• при выявлении недостатков в ходе экспертизы оформляется соответствующий акт.

Сроки одностороннего расторжения контракта:

• после принятия решения об одностороннем отказе заказчик в 3-дневный срок публикует его в ЕИС и направляет контрагенту уведомление о нем;
• если поставщик успевает за 10 дней устранить выявленные недостатки, то заказчик отменяет еще не вступившее в силу решение (ч.14 ст.95 44-ФЗ);
• согласно ч.13 ст.95 44-ФЗ решение заказчика об одностороннем расторжении начинает действовать, то есть контракт считается расторгнутым, через 10 дней после того как контрагент был о нем проинформирован.

Одностороннему расторжению контракта посвящена статья 95 в 44-ФЗ. Здесь приводятся все ситуации, при которых контракт может быть расторгнут. Основной упор делается на то, что данная мера возможна при поставке некачественной продукции или несоответствии исполнителя условиям, прописанным в документации о закупке.

Поставщику дается 10 дней на исправление найденных несоответствий. За этот срок он может предоставить качественный товар или подготовить жалобу на претензию заказчика с мотивированной аргументацией. Если поставщик не предпринял никаких действий по устранению недостатков, то контракт становится расторгнутым, а заказчик вправе организовать новые торги по упрощенному алгоритму и в сжатые сроки.

9. Как действуют заказчики при обнаружении нарушений условий контракта

Согласно ч.15 ст.95 44-ФЗ закупщик должен вынести решение об одностороннем расторжении обязательств, если было выявлено, что поставляемая продукция не подходит под те требования, которые были прописаны в извещении и закупочной документации.

Если контрагент и во второй раз предоставил некачественный товар, то он уже не вправе исправлять несоответствия. Если заказчик повторно обнаружил некачественную продукцию, то контракт будет расторгнут в 10-дневный срок после получения поставщиком уведомления о решении заказчика.

10. Заключение

Приемка товаров, результатов работы или услуг – это ответственный процесс как для заказчиков, так и для поставщиков. Исполнители должны внимательно относиться к качеству и объему поставляемой продукции, наличию всего комплекта сопроводительных бумаг, соответствию условиям контракта.

Законодательство разрешает заказчикам привлекать к приемке экспертов или экспертные организации, а в ходе такой проверки, если присутствуют недостатки, повреждения, заводской брак и т.д., то они обязательно будут найдены. А это грозит исполнителю штрафами, расходами на замену изделий, потерей контракта, компенсацией заказчику затрат на проведение экспертизы.

Экспертиза бывает внутренней (сотрудниками организации заказчика) и внешней (с привлечением экспертов или экспертных организаций). Если закупка проводится с осуществлением экспертизы, то этот факт отмечается в ЕИС.

При составлении документации и принятии решений заказчик обязан руководствоваться результатами деятельности проверяющих лиц, оформленных в экспертном заключении.